1．目的：

　　明确跟单文员的作业，避免工作的失误、提高工作效力。

　　2． 适用范围：

　　本程序适用于市场部各科室的跟单文员

　　3． 职责：

　　部门经理:负责审核科室文员的工作.

　　部门科长:负责监控各科室文员的工作.

　　文员:负责实施作业程序.

　　4． 程序：

　　4.1接收订单：

　　4.1.1订单以书面形式为准，尽量避免受理口头订单，口头订单应详细记录，并经经理助理审核后方可下单.

　　4.2处理订单：

　　4.2.1

　　接单时必须要求客户传真书面订单，如因客户存在特殊原因而无法传真书面订单时，文员需要求该客户所属业务员填写《特请单》或《送样（赠送）申请单》，经经理助理审批后方可下单给计划。

　　4.2.2审核订单包括产品的规格、价格、交期等。

　　4.2.3审核订单时如发现订单不清楚，首先查阅客户资料本；其次查阅以前《订单确认表》。如以上两项仍查询不到，则应立即询问此客户所属业务员或直接与客户联系。

　　4.2.4若所接订单与客户以前所用规格不一致，应及时询问客户是否需更改要求。

　　4.2.5订单确认OK后须按客户要求下单给物控，同时记录于《订单记录表》上，并及时回传客户订单，若交期不能满足客户需求应立即致电与客户协商，并在订单上注明实际交货期，重新回传订单。

　　4.2.6当天下午须将第二天需出货的产品在电脑中输入送货单并统一打印。

　　4.2.7将打印完的送货单与派车单夹在一起交由财务审核。

　　5.合理派车

　　5.1合理派用本科室运输车辆,保证正常情况下所派出的货均能送达。

　　5.2

　　18:00点前填写区域划分表及派车单由科长审核、交经理助理批准，如果科长出差在外，可致电给科长让其审核派车单，并由文员在审核栏内代签名。

　　5.3若要借用其他科室的车辆应在当天下午与该科室的文员联系,若经同意则 派车,派车单应由该科室文员签名

　　6. 送货单的整理

　　6.1所有送货单必须于第二天早上收回,并整理归档,不可有丢失送货单现象。

　　6.2收回送货单时要审核送货单是否有送货人签名及收货人签名、印章。

　　6.3收现金或代收货款的送货单,在货送完后立即将财务联及产品出库单交给财务。

　　7.出库单的整理

　　前一天所出的所有货的出库单，司机会由第二天早上8：00前交于该科室文员，文员收到出库单后需审核出库单的客户代码、产品名称、出货数量及其签收栏内司机有无签名（无签名需问清楚原因），若出库单有问题而客户代码属于该文员所负责客户，文员必须在送货单背面说明问题并签上名字还给计划退回仓库，如果没有任何问题即将出库单贴于相应送货单财务联后面。

　　8.订单整理：

　　所有客户必须设立相关档案，含外省及中间商客户，当订单完结后应于当天存档，做到日清日毕。

　　9.报价的处理：

　　报价给客户要以该客户的相关业务员所确定的价格为准，但必须满足《正业产品市场指导价》要求。所有发出报价单必须经经理助理审批。

　　10．发件产品送货单的管理：

　　首先必须登记好客户名单，并在估计到达客户处时间致电过去要求其回签送货单，如超出三天未回签，应书面报告经理助理予以解决。

　　11.相关文件

　　11.1 ZYE-WI-MK-01市场部工作指引

　　11.2 ZYE-WI-MK-02市场人员薪资考核管理制度

　　12.相关记录

　　12.1 ZYE-QR-MK-02-1.0订单评审确认表

　　12.2 ZYE-QR-MK-12-1.0特请单

　　12.3 ZYE-QR-MK-06-1.0客户送样(赠送)申请单

　　12.4 ZYE-QR-MK-03-1.0客户反馈处理报告

　　12.5 ZYE-QR-MK-11-1.0文员周工作报告